Alle data is te koppelen, maar wil je dit ook?

Veel organisaties willen graag één bronsysteem gebruiken voor al hun data, zodat er geen handmatig werk verricht hoeft te worden om de data beschikbaar te hebben in andere systemen. Dit betreft niet alleen data binnen de organisatie zelf, maar ook informatie uit de cloud en van derde partijen (denk hierbij aan leveranciers, logistieke partijen, marktplaatsen etc.).

Vaak is het echter niet standaard mogelijk om alle data in één systeem te krijgen en is dit ook niet nodig.

Het gaat erom dat de juiste data beschikbaar is, in het juiste systeem, op het juiste moment. Dat kan bijvoorbeeld ook handig zijn voor audits.

Bij het koppelen van systemen is het wel verstandig om rekening te houden met een aantal zaken.

Alles koppelen?

Koppel niet zomaar alles. Wanneer organisaties applicatiekoppelingen overwegen, hebben ze vaak het idee dat alle systemen gekoppeld moeten worden. Het is echter verstandig om eerst na te gaan of er (tijd)winst wordt behaald door de systemen aan elkaar te koppelen.
Er is alleen winst te behalen wanneer er een hoge mutatiegraad is van de data, voor statische informatie is een jaarlijkse import misschien wel veel goedkoper dan een geautomatiseerde koppeling. Maak dus alleen een koppeling als snelle beschikbaarheid en accuraatheid van data een rol speelt. Als mutaties tijdig moeten worden doorgevoerd, bijvoorbeeld omwille van productiviteit of security, dan is een real-time applicatiekoppeling noodzakelijk.
Denk bijvoorbeeld aan product- en prijsinformatie die altijd up-to-date moet zijn in het MDM systeem, ERP systeem, de webshop en op marktplaatsen.
Of denk aan een nieuwe medewerker die wordt aangenomen. Door een koppeling tussen het HR-systeem, pasjessysteem en netwerk kan ervoor worden gezorgd dat met één druk op de knop netwerk en fysieke toegang wordt ingeschakeld.

Autorisatie

Zoek goed uit hoe autorisaties worden toegekend. Bijvoorbeeld door het koppelen van informatie over de rol en functie van een medewerker uit het HR-systeem is het ook mogelijk om aan werknemers automatisch autorisaties binnen applicaties te verlenen.

Zo zorg je ervoor dat je altijd voldoet aan de privacywetgeving.

Input en output

Ga na of de applicatie waarmee je wilt koppelen alleen informatie kan ontvangen of ook informatie kan versturen. Wanneer je wilt werken met een Enterprise Service Bus (ESB) is het namelijk belangrijk dat de ESB doorkrijgt welke wijziging heeft plaatsgevonden. Wanneer een applicatie deze informatie niet kan geven, dan moet hier een oplossing voor worden gevonden.

Een Identity & Access Management systeem als tussenlaag inzetten zou een optie kunnen zijn. Een andere optie is om de ESB zo in te richten dat deze regelmatig informatie ophaalt uit de applicatie. De tijdsinterval hiervoor is vooraf te definiëren.


Betrouwbaarheid bronbestand

Wellicht een open deur, maar het is natuurlijk alleen maar zinvol om data op te halen uit een bronbestand dat betrouwbare data genereert om zo vervuiling van andere systemen en applicaties te voorkomen.

Standaarden

Een bekend gezegde in de IT is: Het bijzondere aan standaarden is dat het er zoveel zijn.

Veel systemen en applicaties communiceren in hun eigen taal. Het is zaak om er bij data integratie op te letten dat de data in de juiste standaard aangeleverd wordt in de applicatie waarin je deze wilt gebruiken. Een goede ESB-oplossing biedt mogelijkheden voor transformatie

Kosten

Veel leveranciers van applicaties bieden aan de integratie tussen hun systeem en dat van de klant te organiseren. Dit zijn vaak dure trajecten en daarbij heb je na oplevering van het project als organisatie dan ontzettend veel aanspreekpunten voor alle gebruikte applicaties en systemen.

Wanneer je als organisatie meerdere systemen wil koppelen is het waarschijnlijk goedkoper en efficiënter om gebruik te maken van een onafhankelijke integratiepartner.  

Conclusie

Wanneer je bedrijfskritische informatie hebt die continu up-to-date moet zijn is het aan te raden om de data uit diverse systemen te koppelen zodat je altijd werkt met de meest accurate data. Wanneer je daarbij ook nog bovenstaande punten in acht neemt bij je overweging staat niets meer een naadloze integratie in de weg.