Integratieuitdagingen in de facility sector

Onderstaand veel voorkomende uitdagingen die we tegenkomen in de facility sector met daarbij de Dovetail oplossing hiervoor. Uiteraard kan Dovetail ook voor andere integraties worden ingezet, onze consultant kijkt graag eens mee voor een vrijblijvende quickscan.

Uitdaging

Standaard processen

Ons reserveringssysteem dient gekoppeld te worden met het systeem van de schoonmaakdienst, zodat ze direct weten wanneer de kamer/woning vrij is om te kunnen schoonmaken.

Zodra een kamer/woning vrij is kan het reserveringsysteem dit doorgeven aan Dovetail die vervolgens de data doorgeeft aan het systeem van de schoonmaakdienst.

We willen dat de storingen die we melden in ons FMIS direct door worden gezet naar de bedrijven waar we contracten mee hebben. Statusupdates en gereedmeldingen dienen teruggekoppeld te worden zodat we altijd weten hoe het met de storing staat.

Met Dovetail kan een 2-weg integratie worden geconfigureerd door per leverancier een koppeling in te richten die ervoor zorgt dat een storing wordt doorgezet. De  gereedmelding, bijvoorbeeld per e-mail ontvangen, kan door Dovetail worden opgehaald en omgezet in data die de storingsmelding in het FMIS update.

We willen graag gaan werken met slimme apparaten (zeep- en handdoekdispensers, handendrogers, watermeters, lichtsensoren) en er voor zorgen dat de gegevens hiervan direct terechtkomen in ons facility-systeem.

Dovetail kan prima koppelingen leggen tussen apparaten die verbonden zijn met internet en de data die hier wordt gegenereerd kan worden getransformeerd en verstuurd naar bijvoorbeeld het facility-systeem.

We willen de gegevens van het tijdsregistratiesysteem koppelen aan ons HR-systeem.

Met Dovetail kan het tijdsregistratiesysteem de actuele gewerkte uren van vaste en flexmedewerkers aan het HR-systeem doorgeven zodat de salarisadministratie altijd up-to-date is.

Werkzaamheden m.b.t. het onderhoud aan gebouwen worden handmatig doorgegeven aan vaste (onder)aannemers.

Zodra werkzaamheden aan gebouwen zijn geaccordeerd kunnen deze middels een Dovetail-koppeling aan het systeem van de aannemer worden doorgegeven.

We willen graag de agenda’s van onze medewerkers koppelen aan ons FMIS zodat we de bezettingsgraad van de werkplekken en de vergaderruimtes kunnen voorspellen.

Met Dovetail kunnen de geplande tijden en locaties uit de agenda’s worden doorgegeven aan het FMIS.

We willen graag Office 365 documenten kunnen toevoegen aan ons systeem

Office 365 beschikt over een API waarmee Dovetail een connectie kan maken om bestanden van en naar Office 365 te schrijven.

Managementinformatie moet handmatig uit diverse systemen gehaald worden.

Dovetail kan informatie uit diverse applicaties en bestanden ophalen, transformeren en met een SQL-connectie naar het datawarehouse wegschrijven.

Administratieve wijzigingen voor personeel wordt nu handmatig in meerdere systemen aangepast.

Dovetail wordt op de hoogte gebracht van een wijziging in een van de systemen, transformeert deze data en biedt het aan aan de overige systemen waarin de personeels, leerling- en studentgegevens worden bewaard.

Het HR-systeem is niet gekoppeld is aan het roostersysteem. Hierdoor zijn er voornamelijk problemen met medewerkers in de flexschil, die niet gestandaardiseerd is.

Met Dovetail kan het roostersysteem de actuele beschikbaarheidsinformatie uit het HR-systeem ophalen en verwerken zodat de roosters up-to-date kunnen blijven

Facturen van crediteuren worden vaak nog handmatig ingeboekt in het financiële pakket. Papieren facturen worden via een apart programma gescand, maar niet automatisch verwerkt in het financiële pakket.

De leverancier stuurt per e-mail PDF-facturen. Deze worden door Dovetail afgevangen en getransformeerd naar een voor het financiële pakket bestemde lay-out, waarbij het financiële pakket de informatie automatisch verwerkt.

Personeel heeft nu geen zicht op de producten waar inkoopafspraken zijn. Zij leggen een algemene vraag neer bij de centrale inkoop die extra tijd kwijt is aan het uitzoeken

Dovetail kan een koppeling leggen tussen het inkoopsysteem en bijvoorbeeld een intranetsysteem waar personeel een bestelling kan plaatsen. Hierdoor is het mogelijk dat de actuele prijzen en afspraken op de intranetpagina worden getoond.

Procesnaleving is niet geautomatiseerd. Wanneer er een fout wordt gemaakt of een stap wordt overgeslagen kan dit leiden tot veel tijdverlies

Met inzet van Dovetail kunnen procedurele handmatige processen zodanig worden geautomatiseerd dat controles in het proces worden ingebouwd en dat fouten of uitzonderingen tijdig worden herkent en gecommuniceerd.


Het kost veel tijd en werk om gegevens uit te wisselen met andere organisaties van dezelfde groep indien er niet wordt gewerkt met 1 administratie.

Als er een API beschikbaar is kan Dovetail informatie ophalen uit het bronsysteem, transformeren en wegschrijven naar het doelsysteem. Met Dovetail is het ook mogelijk uitwisseling van gegevens op bestandsniveau te configureren.

We willen ook data kunnen uitwisselen met Google Drive, Dropbox, Facebook, Instagram en andere social media.

Dovetail beschikt o.a. over een Google Drive component waarmee eenvoudig bestanden van en naar Google Drive kunnen worden geschreven