Integratieuitdagingen in de onderwijs sector

Onderstaand veel voorkomende uitdagingen die we tegenkomen in de onderwijs sector met daarbij de Dovetail oplossing hiervoor. Uiteraard kan Dovetail ook voor andere integraties worden ingezet, onze consultant kijkt graag eens mee voor een vrijblijvende quickscan.

Uitdaging

Standaard processen

Gegevensuitwisseling met externe partijen gebeurt nu handmatig. (zoals bijvoorbeeld: Jeugdhulp, leerplichtambtenaar, jeugdgezondheidszorg, Jeugd-GGZ, gemeente, politie, en wijkteams/CJG’s).

Dovetail kan worden getriggerd door het bronsysteem wanneer informatie is gewijzigd en de gewijzigde informatie in een juist formaat sturen naar het doelsysteem.

Managementinformatie moet handmatig uit diverse systemen gehaald worden.

Dovetail kan informatie uit diverse applicaties en bestanden ophalen, transformeren en met een SQL-connectie naar het datawarehouse wegschrijven.

Administratieve wijzigingen voor personeel en studenten/scholieren wordt nu handmatig in meerdere systemen aangepast.

Dovetail wordt op de hoogte gebracht van een wijziging in een van de systemen, transformeert deze data en biedt het aan aan de overige systemen waarin de personeels, leerling- en studentgegevens worden bewaard.

Het HR-systeem is niet gekoppeld is aan het roostersysteem. Hierdoor zijn er voornamelijk problemen met medewerkers in de flexschil, die niet gestandaardiseerd is.

Met Dovetail kan het roostersysteem de actuele beschikbaarheidsinformatie uit het HR-systeem ophalen en verwerken zodat de roosters up-to-date kunnen blijven.

Betalingen en data die binnenkomen via een ouderportal worden niet altijd op een juiste wijze automatisch verwerkt in het schoolinformatiesysteem.

Dovetail kan periodiek het ouderportaal uitvragen en de nog niet verwerkte betalingen naar het schoolinformatiesysteem sturen.

Facturen van crediteuren worden vaak nog handmatig ingeboekt in het financiële pakket. Papieren facturen worden via een apart programma gescand, maar niet automatisch verwerkt in het financiële pakket.

De leverancier stuurt per e-mail PDF-facturen. Deze worden door Dovetail afgevangen en getransformeerd naar een voor het financiële pakket bestemde lay-out, waarbij het financiële pakket de informatie automatisch verwerkt.

(Onderwijzend) personeel heeft nu geen zicht op de producten waar inkoopafspraken zijn. Zij leggen een algemene vraag neer bij de centrale inkoop die extra tijd kwijt is aan het uitzoeken.

Dovetail kan een koppeling leggen tussen het inkoopsysteem en bijvoorbeeld een intranetsysteem waar personeel een bestelling kan plaatsen. Hierdoor is het mogelijk dat de actuele prijzen en afspraken op de intranetpagina worden getoond.

Procesnaleving is niet geautomatiseerd. Wanneer er een fout wordt gemaakt of een stap wordt overgeslagen kan dit leiden tot veel tijdverlies.

Met inzet van Dovetail kunnen procedurele handmatige processen zodanig worden geautomatiseerd dat controles in het proces worden ingebouwd en dat fouten of uitzonderingen tijdig worden herkent en gecommuniceerd.

Het kost veel tijd en werk om gegevens uit te wisselen met andere onderwijsinstellingen van dezelfde stichting of andere opleidingen van dezelfde hogeschool indien er niet wordt gewerkt met 1 administratie.

Als er een API beschikbaar is kan Dovetail informatie ophalen uit het bronsysteem, transformeren en wegschrijven naar het doelsysteem. Met Dovetail is het ook mogelijk uitwisseling van gegevens op bestandsniveau te configureren.

DUO controleert de leerlinggegevens die uitgewisseld worden en zet een terugkoppeling klaar in LAS. Deze wordt nu niet automatisch opgehaald.

DUO stelt op https://onderwijsdata.duo.nl een open API voor onderwijsdata beschikbaar. M.b.v. Dovetail kan informatie bij DUO worden opgehaald om in het eigen LAS te registreren.

Emailverkeer wordt niet toegevoegd aan het schoolinformatiesysteem.

Mail die ouders en leerlingen sturen kan door Dovetail uit de mailbox worden gelezen. De mail kan worden getransformeerd en naar het schoolinformatiesysteem worden doorgestuurd.

We willen graag Office 365 documenten kunnen toevoegen aan ons LAS (leerling administratie systeem).

Office 365 beschikt over een API waarmee Dovetail een connectie kan maken om bestanden van en naar Office 365 te schrijven.

We willen ook data kunnen uitwisselen met Dropbox, Facebook, Instagram en andere social media.

Dovetail beschikt o.a. over een Google Drive component waarmee eenvoudig bestanden van en naar Google Drive kunnen worden geschreven.

Het onderwijskundig rapport wordt grotendeels handmatig gevuld.

Door Dovetail te koppelen aan de systemen waarin informatie beschikbaar is die nodig is voor het onderwijskundig rapport kan een basisgegevensset voor het onderwijskundig rapport worden samengesteld.