Mijn huidig ERP-systeem vervangen? Of… beter benutten?

Vrijwel alle organisaties lopen ooit tegen de beperkingen van hun ERP-systeem aan. Dit heeft vaak niet eens als oorzaak dat het een verouderd systeem is, maar meer met het feit dat het systeem niet aansluit bij de andere systemen en applicaties die binnen en buiten de organisatie gebruikt worden. En dat zijn er veel…, in de huidige digitale wereld heeft een gemiddeld bedrijf met 50 werknemers namelijk te maken met wel honderden verschillende systemen en applicaties!

Vervanging van het ERP systeem

Wanneer er in een organisatie problemen zijn bij de beschikbaarheid van data, wordt er vaak gekeken naar de beperkingen van de gebruikte systemen. Oriënteren op een nieuw systeem is dan vaak een logische vervolgstap. Het vervangen van een systeem dat het hart vormt van de organisatie is echter geen eenvoudige klus en leidt vaak tot veel hogere kosten dan vooraf was begroot.

  • Om goed in beeld te brengen wat voor een nieuw systeem nodig is, is het van belang om de bedrijfsprocessen in beeld te brengen
  • Daarnaast moet gekeken worden wat mist in het huidige systeem
  • Er dient een projectgroep samengesteld te worden
  • Budget dient bepaald te worden
  • Systeem- en leveranciersselectie etc…..

En dan is er ook nog de lastige taak om de huidige gebruikers te overtuigen dat hun vertrouwde systeem plaats moet gaan maken voor iets nieuws, dat gepaard gaat met verandering van processen.

Bovenstaande is alleen nog maar aan wat er bij komt kijken voordat het nieuwe systeem is aangeschaft! Het installeren, testen, data overzetten, medewerkers trainen, in gebruik nemen etc. zijn zaken die ook nog allemaal geregeld dienen te worden. Al met al een groot project dat veel geld en tijd kost.

Kritisch kijken naar huidig ERP systeem en andere veelgebruikte applicaties

Voor er te snel gekeken wordt naar een compleet nieuw systeem, is het van belang om te kijken naar de bedrijfsprocessen en de mogelijkheden van de huidige systemen.

  • Diverse databases

Het is tegenwoordig bijna ondenkbaar dat er bedrijfsprocessen zijn die niet met een automatiseringsprogramma ondersteund worden, denk hierbij aan de boekhouding, verkoop, inkoop, engineering, productie, assemblage, magazijnbeheer, service, etcetera. Hoe meer verschillende systemen er zijn, hoe groter de kans op verschillende databases met overlappende gegevens en inconsistente data.

  • Volledig gebruik huidig ERP pakket

Al deze processen kunnen sneller en efficiënter afgehandeld worden, wanneer zij ondersteund worden met een integraal bedrijfsinformatiesysteem, zoals een ERP-pakket. Bedrijven gebruiken gemiddeld genomen echter lang niet alle functionaliteiten die zo een systeem biedt, en hebben niet alle bedrijfsprocessen samengevoegd in hetzelfde systeem. 

Een functionaliteit die voor een bepaalde taak of voor een specifiek vakgebied is ontwikkeld in een ERP kan vaak ook op een ander gebied worden ingezet. Zo biedt CRM dat bedoeld is voor klanten in de meeste gevallen ook uitstekende mogelijkheden om de relaties met leveranciers te beheren. 

Bedrijven gebruiken vaak ook andere systemen, bijvoorbeeld Word en e-mail, om zaken, zoals gemaakte afspraken met externe partijen, vast te leggen die ook prima in ERP kunnen worden vastgelegd.

  • Analyseren en inzetten data

Verder is een ERP systeem uitermate geschikt voor artificial intelligence, data science modelling en predictive analytics. Neem Available To Promise (ATP), een methode om te bepalen wanneer de gevraagde hoeveelheid van een artikel leverbaar is, waarbij allerlei invloedsfactoren ingecalculeerd worden. Hiervoor is real time data nodig omdat processen vertraging kunnen oplopen. Data science modelling wordt bijvoorbeeld gebruikt om koopgedrag te analyseren (market basket analysis) en de voorraad te optimaliseren. Predictive analytics maakt het mogelijk om te voorspellen welke producten wanneer en in welke hoeveelheden verkocht zullen worden. Bedrijven gebruiken verschillende tools voor het analyseren en inzetten van data, het is dus belangrijk dat deze te integreren zijn.

  • Managementrapportage

Ook voor veel andere processen zullen er altijd aparte programma’s nodig zijn, maar is het wel van belang dat er data uitgewisseld wordt tussen die programma’s. Doordat de informatie van de bedrijfsprocessen gekoppeld en up-to-date is, kan het management van betrouwbare en actuele bedrijfsinformatie worden voorzien. De directie heeft daardoor meer grip op de organisatie en kan op basis van deze actuele gegevens strategische beslissingen nemen. Het management krijgt een overzichtelijk rapport gepresenteerd als basis voor besluitvorming, gebaseerd op informatie uit elke laag van het bedrijf.

Betere benutting huidige systemen

Door gebruik te maken van een applicatieintegratie-oplossing zoals Dovetail, is alle data uit alle gebruikte systemen overal realtime beschikbaar. 

Dovetail verbindt systemen en applicaties in een netwerkomgeving en met de buitenwereld. Data vertrekt vanuit een beginpunt, wordt getransporteerd en als bruikbare data getransformeerd naar het eindpunt. Hierdoor blijft het dus mogelijk om al die verschillende applicaties en systemen te gebruiken, maar is de informatie in die systemen altijd up-to-date!

Belangrijkste voordelen op een rij:

  • Geen hoge investering voor een nieuw (ERP) systeem
  • Alleen daar investeren waar het direct toegevoegde waarde heeft op de eigen business
  • Geen extra kosten voor middleware, alleen afnemen wat daadwerkelijk nodig is
  • Medewerkers kunnen blijven werken met hun vertrouwde systemen en applicaties
  • Goede digitale samenwerking  met samenwerkende in- en externe partners (ketenintegratie)
  • Overzicht van alle interfaces in één overzicht
  • Controle houden over je applicatielandschap en over waar je bedrijfsdata terechtkomt
  • Flexibiliteit bij toevoegen en uitfaseren van applicaties
  • Agile: processen kunnen eenvoudig telkens wanneer nodig worden geoptimaliseerd
  • Toekomstbestendig

 

Dovetail heeft gerealiseerde koppelingen met o.a. onderstaande ERP-pakketten


Staat het door jullie gewenste pakket er niet bij? Neem dan vrijblijvend contact met ons op