Staxs

Artikel

STAXS gebruikt Dovetail om verkooporders op geautomatiseerde wijze te verwerken

De organisatie

STAXS is een totaalleverancier van producten op het gebied van contaminatie controle. Van mutsjes tot overschoenen en van handschoenen tot bezoekersjassen. Producten als desinfectiemiddelen en (cleanroom)doekjes behoren ook tot het assortiment. Daarnaast kan men ook voor diverse diensten bij STAXS terecht, waaronder een cleanroomwasserij service en trainingen. STAXS levert een totaalpakket producten aan mensen die werken in een kritische omgeving. De grootste afnemers zijn bedrijven met cleanrooms, zoals de pharmaceutische industrie, biotechniek en ziekenhuisapotheken. 

De probleemstelling

STAXS kwam bij onze partner, Wholesale Consulting Group, met de volgende vraag: Wij zoeken een oplossing om het handmatige werk terug te dringen om zo de foutgevoeligheid te beperken en kosten te besparen.

Bij STAXS was het een dagelijkse uitdaging om alle verkooporders te verwerken. De verkoopbinnendienst bij STAXS in Heerenveen en Aartselaar bestaat uit negen verkoopmedewerkers en twee orderverwerkers. Langzaam maar zeker ontstond de behoefte om minder bezig te zijn met het handmatig invoeren van verkooporders. Zo zou het ook eenvoudiger worden om de bezetting bij piekbelasting en afwezigheid te organiseren. De vrijgekomen tijd kan daardoor beter en efficiënter besteed worden, onder andere aan klantenondersteuning.

De oplossing

Naast een scan-en-herkenoplossing, die in staat is om pdf-documenten eenvoudig op te halen uit een bron (bijvoorbeeld de algemene sales@ e-mailbox) en met een gedefinieerde scan lay-out te vertalen naar digitale informatie is er gekozen voor de Dovetail data-integratieoplossing.

De gedigitaliseerde verkooporder wordt in XML-formaat aangeboden aan het integratieplatform van Dovetail. De integratieoplossing van Dovetail is vervolgens aangesloten op de verkooporderconnector van Agresso Wholesale.
Binnen het Dovetail applicatie- en data-integratieplatform vindt, waar nodig, eerst transformatie, validatie en verrijking plaats zodat Agresso Wholesale de verkooporder op de juiste wijze kan verwerken. Denk hierbij aan: het bepalen van het juiste afleveradres, conversie van eenheden (en hun aantallen) en debiteurproducten.

Enkel van verkooporderregels die niet verwerkt kunnen worden, zal een melding komen richting de backoffice van de organisatie. Daardoor kan de backoffice zich richten op de uitzonderingen en worden alle correcte verkooporderregels automatisch verwerkt in Agresso Wholesale.

Wat waren de resultaten voor de klant?

STAXS had het doel om minimaal 70% van alle verkooporders op deze geautomatiseerde wijze te verwerken, dit doel is ruimschoots behaald.
Naar de toekomst toe wil STAXS deze technologie ook op andere processen inzetten. Allereerst wordt gekeken naar het automatiseren van de pdf-inkooporderbevestigingen en op een later tijdstip de pdf-voorontvangsten. Deze ontwikkelingen passen in de strategie van STAXS om door innovatie de focus te houden op het bieden van een kwalitatieve service aan klanten.

Belangrijkste voordelen op een rij

  • Tijdbesparing
  • Verminderde kans op fouten
  • Snellere verkooporderverwerking voor klanten
  • Meer toegevoegde waarde door betere inzet van de STAXS®-expertise
  • Meer commerciële slagkracht

 

“Een belangrijke wens was dat we zelf in staat zouden zijn nieuwe scan lay-outs toe te voegen zodat we eigenhandig steeds meer klanten, en dus de verwerking van verkooporders, met één oplossing konden automatiseren. Dat is gelukt.”