Ter Steege

Artikel

Onze partner Wholesale Consulting Group heeft bij hun klant Ter Steege het PIM-systeem (Product Informatie Management-systeem) van Beeyond in combinatie met Dovetail integratieplatform ingezet om de keten en haar interne systemen te voeden.

De focus ligt op de integratie met het ERP-systeem Unit4 Wholesale.

De organisatie

Ter Steege is een groothandel in potterie, souvenirs en lifestyle artikelen. De producten worden door de eigen designafdeling ontworpen en op eigen locaties in o.a. Azië geproduceerd. De klanten bevinden zich over de gehele wereld en variëren van tuincentra, bloemisten, groothandelaren en hydrospecialisten tot winkelketens en bouwmarkten.

De probleemstelling

Voor data-gedreven strategie moet het fundament op orde zijn

De kwaliteit van productdata is van groot belang voor communicatie in de gehele keten en voor het voeden van andere interne systemen zoals schappenplansoftware, catalogussysteem, WMS en ERP. Om de productdata goed te structureren, te onderhouden en te integreren is het PIM-systeem Beeyond geïmplementeerd.

Ter Steege heeft vanuit een heldere visie op de veranderende marktomgeving een heldere bedrijfsstrategie geformuleerd waarin digitalisatie en het op orde brengen van het datafundament een belangrijk plaats innemen.

De volgende doelstellingen zijn vanuit deze strategie geformuleerd:  

  • Versnellen van de beschikbaarheid van productdata rondom collecties;  
  • Creëren van één versie van de waarheid i.p.v. werken met losse en snel verouderde Excelsheets;  
  • Vergroten van efficiëntie in het beheer van productdata;  
  • Delegeren van verantwoordelijkheden m.b.t. de kwaliteit van productdata;  
  • Gemakkelijk integreren in bestaande en nieuwe kanalen met excellente productdata.

PIM i.p.v. ERP als centrale hub vraagt om vernieuwde visie

Naast het implementeren van het Beeyond PIM-systeem is tevens een vernieuwde visie op het applicatie-landschap ontstaan. Om de doelstellingen te realiseren is het bewustzijn ontstaan dat het PIM-systeem ook als centrale hub moet fungeren om de verschillende interne systemen, marktportalen en online platformen te voeden. Hierdoor kun je in alle relevante systemen en kanalen ook daadwerkelijk actualiteit en één-versie-van-de-waarheid creëren.

De oplossing

Integratie van beide systemen is de meest complexe

Één van de meest complexe integraties vanuit een PIM-systeem is die met ERP. Een eventuele fout in productdata heeft direct impact op het primaire proces van een handelsbedrijf. Omdat ERP een geïntegreerd softwaresysteem is werkt het in veel subprocessen door. Volledigheid en het juist aanleveren van de productdata is noodzakelijk om een nieuw product met de juiste financiële, logistieke en commerciële kernmerken vast te leggen, gelijk aan de inrichting van het ERP.

Vanuit het PIM-systeem wordt een export klaargezet die door het Dovetail integratieplatform wordt opgepakt, vertaald en aangeboden aan de connector.

Voor de integratie is het volgende stappenplan gevolgd:

  1. Afstemming datamodellen PIM en ERP door middel van mapping: Met gespecialiseerde mappingsoftware is de vertaling van het datamodel van het PIM naar het ERP vastgelegd.
  2. Kwaliteit datafundament verzekeren: Voordat het PIM leidend kon worden gemaakt zijn er met het Dovetail integratieplatform diverse controles uitgevoerd om verschillen in data tussen het PIM en het ERP zichtbaar te maken en te corrigeren.
  3. Integratie middels productconnector gerealiseerd: De daadwerkelijke integratie is gerealiseerd op de productconnector van Agresso Wholesale / Unit4 Groothandel. Na een eerste totale update worden nu een aantal keren per dag de mutaties vanuit het PIM doorgezet naar de ERP-omgeving.
  4. Sturen op de uitzondering: Eventuele fouten worden doorgegeven via e-mail aan de verantwoordelijke databeheerder. Teneinde maximale kwaliteit te garanderen wordt er periodiek via Dovetail gecontroleerd of de data in beide systemen gelijk is.

Belangrijkste voordelen op een rij

Met Dovetail heeft Ter Steege het PIM-systeem inmiddels ook geïntegreerd met het catalogussysteem en worden in de toekomst nog meerdere business cases uitgerold waarbij met name de ontsluiting van productdata naar klanten centraal staat.

Het project draagt bij aan het realiseren van de missie om als groothandel onderscheidend te zijn en blijven in een leveringsketen die door digitalisatie steeds sneller en dynamischer wordt. Naast dat je als groothandel wilt excelleren als betrouwbare logistieke hub van goederen biedt een kwalitatieve en open datahub nieuwe toegevoegde waarde en groeikansen naar opkomende kanalen.

Het Dovetail integratieplatform verbindt data en systemen en maakt verdergaande digitalisering en automatisering van veelal handmatige processen mogelijk.