Thuiswerken…. het nieuwe normaal…

Voor veel bedrijven heeft de COVID-19 situatie verregaande gevolgen. De zorg draait overuren, alle kinderen krijgen thuisonderwijs, winkels sluiten massaal hun deuren, en als het even kan werken mensen thuis.

 

Gezondheid gaat momenteel boven alles. En dat is logisch.

 

De economie draait op veel gebieden een stuk langzamer dan dat we gewend zijn. Toch willen bedrijven hun klanten nog steeds graag van dienst zijn, om te helpen, maar zeker ook om toch nog omzet te genereren. 

Om dit realiseren hebben veel medewerkers (voor zover de functie dat toelaat) de mogelijkheid gekregen om thuis te werken. Sommige mensen deden dit sowieso al en voor anderen is het nieuw. Het feit dat je thuis kunt werken geeft je structuur en geeft je toch het idee dat je nog iets kunt doen in deze lastige tijd. 

Wennen aan thuiswerken

Voor iemand die normaal nooit vanuit huis werkt zal het wennen zijn; Waar ga ik zitten, hoe deel ik mijn dag in, hoe combineer ik werk en privé, en hoe bewaak ik die scheidslijn?

Maar ook bedrijven die niet gewend zijn dat medewerkers vanuit huis werken lopen tegen een aantal zaken aan; Werkwijzen, structuren en procedures zijn vaak niet ingericht op mensen die vanuit huis werken. Het “paperless office” waar we al sinds 1975 over spreken is in veel organisaties nog niet doorgevoerd. Ook zijn er werkwijzen “die altijd al zo gedaan worden” en waar niemand zich ooit van heeft afgevraagd of dat op een andere manier zou kunnen.

Toch zijn er de afgelopen decennia enorm veel innovaties geweest op ICT-gebied. Technologisch gezien is er ontzettend veel mogelijk, dit wordt alleen lang nog niet altijd gebruikt door veel bedrijven. Zolang de noodzaak er niet is, is er voornamelijk focus op de core-business van een bedrijf.

Anders werken

Door de situatie waar we nu echter noodgedwongen in zitten, moeten organisaties opnieuw gaan nadenken over de manier waarop ze nu werken en hoe dit anders kan. Niet alleen voor nu, maar ook voor de toekomst. 

Thuiswerken houdt niet alleen in om medewerkers te voorzien van een laptop en andere zaken om een thuiswerkplek in te regelen. Het houdt ook in dat mensen beschikking moeten hebben over alle systemen, applicaties, documenten en bestanden. Hier ligt voor veel bedrijven de grootste uitdaging.

Processen automatiseren

Verder is het van belang dat de processen het ook mogelijk maken dat een werknemer niet fysiek op zijn of haar werkplek aanwezig hoeft te zijn. Door processen te automatiseren maak je dat niet alleen mogelijk, maar zorg je ook nog eens voor een snellere afhandeling en een vele lagere foutkans. Hierdoor kunnen medewerkers zich concentreren op de eventuele uitzonderingen en de vrijgekomen tijd inzetten richting het leveren van echte toegevoegde waarde aan de klant.  

Voorbeeld: Orderverwerking

Een concreet voorbeeld is de afdeling orderverwerking, er komen orders binnen via het online bestelsysteem, via een gescande PDF, via mail etc. Veel van deze orders worden handmatig ingevoerd in het systeem. Onderling overleg met collega’s op dezelfde afdeling is hiervoor meestal noodzakelijk, zeker wanneer er klantspecifieke producten zijn.

Door ervoor te zorgen dat alle data in het orderverwerkingssysteem op het gebied van klant- en productinformatie helemaal correct is, kunnen vrijwel alle inkooporders automatisch verwerkt worden. Maar hoe is dit te realiseren? 

  • Een scan-en-herkenoplossing, die in staat is om pdf-documenten eenvoudig op te halen uit een bron en met een gedefinieerde scan lay-out te vertalen naar digitale informatie
  • Transformatie, validatie en verrijking van de gedigitaliseerde verkooporder, denk hierbij aan het bepalen van het juiste afleveradres, conversie van eenheden en eventuele debiteurproducten
  • Terugkoppeling van enkel die verkooporderregels die niet verwerkt kunnen worden  richting de backoffice van de organisatie
  • Verdere afhandeling en terugkoppeling naar de klant kan ook volledig worden geautomatiseerd
  • Door deze data ook nog eens op te slaan in de cloud is het nog eenvoudiger om de juiste mensen hier toegang tot te geven en het beveiligingsniveau te optimaliseren

Voordelen:

  • De foutkans wordt kleiner
  • Orders zitten direct goed in het systeem waardoor de handlingkosten omlaag gaan
  • De kennis van klant en product zit direct in het systeem en hoeft niet meer gedeeld te worden tussen collega’s
  • De orderstatus is direct zichtbaar voor klanten
  • Omdat het grootste gedeelte van dit werk geautomatiseerd is kan het eenvoudiger vanuit een willekeurige werkplek gedaan worden. 

Bovenstaand proces kan op een soortgelijke manier ingevuld worden voor bijvoorbeeld inkooporderbevestigingen en factuurontvangsten

Meer voorbeelden

Voor diverse branches hebben we de uitdagingen al in kaart gebracht en ook zijn er referentiecases waar wellicht inspiratie uit kan worden opgedaan.